venerdì 15 maggio 2009

Scrivere con lo strumento Revisioni di Word

Ecco uno strumento che può risultare utile allo scrittore sia durante la stesura di un testo che in caso di correzione bozze: l'opzione Revisioni di Word.

Quando occorre rivedere più volte il proprio testo, ma si vuol essere in grado di ricostruire i propri interventi nel tempo; quando si chiede ad altri di leggerlo e inserire i propri commenti; quando lo si sottopone a un editing e si vuole verificare quali cambiamenti sono stati fatti... in tutti questi casi è possibile servirsi dello strumento Revisioni di Word, che consente proprio di svolgere queste operazioni.

Come si usa?
E' piuttosto semplice da utilizzare.

  • Si apre il documento Word al quale si desidera applicare delle modifiche.

  • Dal menu "Strumenti" si seleziona il pulsante "Revisioni". A questo punto comparirà una barra, generalmente in fondo alla schermata, che prevede tra le altre cose un'iconcina di colore rosso simile a un bloc notes, che serve per attivare o disattivare lo strumento "Revisioni". Quando l'icona, per parlare molto semplicemente, appare circondata da una cornice quadrata come fosse un pulsante premuto, la funzione è attiva; in caso contrario, potete attivarla cliccandoci sopra e disattivarla nuovamente nello stesso modo.

  • Provate ora a cancellare una qualsiasi parola e scriverne un'altra al suo posto (per esempio, sostituendo "cane" con "pane"): se state lavorando con la visualizzazione "Normale" vedrete che la parola cancellata apparirà in rosso, barrata, accanto alla parola nuova (così: canepane); se state lavorando con la visualizzazione "Layout di stampa" invece vedrete comparire una sorta di fumetto al margine destro della pagina recante il messaggio "Eliminato: cane". Scegliete voi quale delle due visualizzazioni fa al caso vostro.

  • Provate ora a scegliere un'altra parola, evidenziatela e mettetela in corsivo: se state lavorando con la visualizzazione "Layout di stampa" comparirà un altro fumetto con il messaggio "Formattato: tipo di carattere: corsivo". Se lavorate con la visualizzazione "Normale" invece non noterete nessun avviso.

  • C'è un'altra funzione molto pratica, che è possibile utilizzare anche indipendentemente dall'attivazione dello strumento Revisioni ma vi si affianca con profitto: i commenti. Dal menu "Inserisci" potrete appunto inserire un "commento", ovvero un fumetto simile ai precedenti, legato al punto del testo nel quale vi trovavate al momento del clic, nel quale potrete scrivere quello che vi interessa. Per esempio "Ricordarsi di inserire qui l'interrogatorio con il commissario".

  • Tornando alla barra delle Revisioni, come vedete c'è anche un menu "Mostra": esso vi consente di lasciare visibili o nascondere mentre lavorate tutti i tipi di modifiche fatte (inserimenti ed eliminazioni, formattazioni, commenti; se lavorate su un file già revisionato da altri, potete scegliere anche di visualizzare le revisioni di ciascun utente, contrassegnate da colori diversi). Naturalmente, che voi le vediate o meno, le modifiche vengono comunque registrate e chiunque riceva il vostro file potrà a sua volta scegliere di visualizzarle o no.

  • Le revisioni e i commenti possono anche essere visualizzati in un box a fondo pagina, come si fa per le note a piè di pagina, cliccando sul pulsante di colore blu sulla barra delle Revisioni.


Piccoli trucchi utili

  • Se volete ottenere una copia del documento priva di revisioni, selezionate il testo mentre lo strumento è attivo e incollatelo in un documento nuovo: le revisioni andranno perse. Se viceversa volete una copia con le revisioni, deselezionate il pulsante e copiate-incollate: le revisioni saranno conservate.

  • Attenzione: questo comodo sistema crea problemi se dovete fare delle ricerche in automatico: se, per esempio, alla fine del lavoro volete ricontrollare che non siano rimasti degli spazi doppi, il "Trova" di Word leggerà non solo il testo definitivo ma anche quello base, quello dei "fumetti" e quello dei commenti, per cui troverà valanghe di doppi spazi che non ci sono più. Più complesso ancora se state cercando, per esempio, tutte le occorrenze di "Re Sole" e nel frattempo avevate inserito voi le maiuscole: il "Trova" non vi sarà di grande aiuto, perché ciò che vedrà lui sarà qualcosa del tipo "rRe sSole". L'unica soluzione è copiare il testo in un nuovo documento, privo delle revisioni, fare le vostre ricerche e poi riportare le correzioni nel testo "ufficiale".

  • Anche il correttore ortografico di Word crea qualche difficoltà: riconosce regolarmente i termini scorretti, ma visualizza nella finestra sia il testo originale che le correzioni, rispettivamente in rosso e in nero (per esempio "saltutisluti" laddove avete erroneamente sostituito "saltuti" con "sluti" per "saluti"), il che può risultare scomodo da leggere.

  • Tipica causa di frustrazione è dimenticare un particolare importante: se si vuole stampare il documento senza che compaiano i nostri commenti, nelle opzioni di stampa bisogna indicare "stampa documento", non "stampa documento con commenti", che generalmente è l'opzione predefinita in questi casi. Naturalmente vale anche il contrario: se ci occorre avere sotto gli occhi i nostri interventi, impostiamo "stampa documento con commenti" e avremo il testo un po' rimpicciolito corredato di tutti i fumetti. Se infine vogliamo stampare tutte le revisioni, quindi anche gli inserimenti e le formattazioni, la cosa più sicura è creare un Pdf con "Prima Pdf", con l'opzione "stampa su file" oppure con altri programmi analoghi.

  • Per creare un Pdf nel quale le revisioni siano visibili, impostate la visualizzazione "layout di stampa" e poi convertite il documento con l'opzione, appunto, "documento con commenti". Discorso inverso se il Pdf vi serve senza "fumetti".


Buon divertimento!

2 commenti:

Anonimo ha detto...

http://bufalewordpresslinran.wordpress.com/

Buongiorno, mi presento. Mi chiamo Daniele Pozzi è da anni mi diletto nella scrittura in qualità di scrittore e pubblicista. Considerando l’ambiente dell’editoria ostile e pieno di difficoltà ho fatto delle ricerche e presto le rivelerò. Da qualche mese leggo spudorate offese da parte della ragazza Linda Rando e collaboratori, sul blog Writer’s Dream, a discapito di case editrici. All’inizio la mia considerazione era tale da pensare che poteva esserci dell’interesse personale ad aiutare i giovani scrittori ma poi, leggendo il post che allego qui sotto, sono arrivato alla conclusione che questa persona sta facendo giochi sporchi. In un primo momento collabora con case editrici a “non a pagamento” senza alcun titolo e esperienza, poi improvvisamente saltan fuori costi di gestione del blog. Il blog è gratuito e NON DOVETE dare alcun contributo specialmente a persone che non sono professioniste del settore. La donazione che viene fatta ad una qualsiasi associazione deve essere comunque fatturata ma qui non si parla ne di associazione ne di altro. La ragazza Linda Rando approfitta delle questioni causate in internet, a discapito delle case editici, per incamerare importi senza alcuna dichiarazione dei redditi, quindi somme che in gergo si definiscono in “nero”. Mi chiedo cosa possa succedere se la Guardia di Finanza lo venisse a sapere. Si tratta forse della classica truffa organizzata in internet con a discapito di terzi?

Cari scrittori, evitate queste fregature.

A giorni aggiungerò un post dove farò chiarezza sull’ambiente editoriale, dopo anni di studi, nel pieno rispetto di terzi e delle loro strutture. Inserirò notizie che andranno a motivare comportamenti e piani di marketing delle case editrici, suddividendole in:

Alta editoria
Media editoria
Bassa editoria

…. ma senza fare nomi di società. Vi metterò in condizione di fare la vostra scelta senza alcun interesse personale.

Correzionebozze.it ha detto...

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